Styrning & organisation

Parkando har en organisation utformad för att kombinera strategiskt partnerskap, teknisk innovation och närhet till kund. Vår struktur bygger på samverkan mellan affär, kundservice, teknik, fält och kvalitet – vilket säkerställer att både Atrium Ljungberg och deras slutanvändare får en trygg, effektiv och sömlös upplevelse.

Kundansvar

Kundansvarig är Atrium Ljungbergs primära kontaktperson och ansvarar för det övergripande samarbetet.
Rollen samordnar våra interna resurser, leder uppföljningar och säkerställer att vi levererar enligt avtal, mål och förväntningar.
Kundansvarig driver även utvecklingsfrågor och agerar rådgivare i strategiska initiativ kopplade till affär, mobilitet och teknik.

Kundservice

Kundservice är navet i vår dagliga leverans och består av två huvuddelar:

Fastighetsägarsupport (FÄS)

FÄS är en dedikerad grupp som arbetar direkt mot våra fastighetskunder. Teamet ansvarar för löpande support, uppföljning, rapportering och analys. De fungerar som förlängd arm till kundens organisation och ser till att alla frågor hanteras snabbt och professionellt. FÄS driver också förbättringsarbete, analyserar data och föreslår åtgärder som stärker samarbetet.

Slutkundsservice

Vår slutkundsservice hanterar alla kontakter med parkörer, besökare och hyresgäster. Teamet arbetar med hög tillgänglighet via telefon, mejl och chatt, och har direkt tillgång till alla kundavtal, betalflöden och parkeringstillstånd. Varje ärende loggas och följs upp enligt NPS-modellen för att säkerställa kvalitet och lärande.
Kundservice och FÄS samarbetar tätt för att skapa en sammanhållen och effektiv kommunikation mot både fastighetsägare och slutanvändare.

Ekonomi

Ekonomiavdelningen ansvarar för den finansiella förvaltningen av parkeringsuppdraget.
Det omfattar avisering, betalningsflöden, självfakturering, månadsvisa avstämningar och momsrapportering.
Samtliga transaktioner redovisas transparent i Parkando DataPark, där Atrium Ljungberg kan följa intäkter, beläggning och betalningsstatus. Det är även denna avdelning som tillsammans med kundansvarig förser våra fastighetsägarkunder med prognoser, värderingsunderlag och input till budget.

Teknik och utveckling

Parkando har ett eget teknikteam som utvecklar, driftar och vidareutvecklar vår digitala plattform. Teamet består av utvecklare och systemarkitekter som arbetar nära kundorganisationen för att skapa kundunika lösningar, integrationer och automatiseringar.
Att vi äger och driver vår egen plattform ger oss full kontroll, hög säkerhet och stor innovationsförmåga.
Teknikteamet ansvarar även för integrationer med exempelvis laddoperatörer, övervakningssystem och ekonomiplattformar – vilket ger Atrium Ljungberg en skalbar och framtidssäker teknisk miljö.

Fält

Vår Fältorganisation utgör den praktiska förlängningen av vårt uppdrag.
Här finns våra Service Managers och Parkeringsvakter, som säkerställer att allt fungerar på plats – varje dag.

• Service Managers ansvarar för tekniska åtgärder, service, felsökning, inventering, besiktning och förbättringar av den fysiska miljön. De har ett nära samarbete med teknikteamet och rapporterar löpande via digitala verktyg, vilket ger snabb återkoppling och hög kvalitet.
• Parkeringsvakter övervakar förvaltade parkeringsytor, säkerställer att regler efterlevs och finns tillgängliga för att hjälpa parkörer på plats. De utgör en viktig del av kundupplevelsen och skapar trygghet, ordning och tillgänglighet i anläggningarna.

Fältorganisationen samverkar tätt med kundservice och FÄS – vilket gör att vi snabbt kan agera vid avvikelser, incidenter eller kundärenden som kräver insatser på plats.

Kvalitet och processutveckling

Vårt kvalitetsarbete säkerställer struktur, effektivitet och ständig förbättring i alla delar av organisationen.
Teamet följer upp processer, revisioner och kundnöjdhet enligt ISO-baserade rutiner, och samarbetar med kundservice, teknik och fält för att säkerställa att förbättringar genomförs i praktiken.

Implementation och kommunikation

Vid nya eller utökade uppdrag leder vårt implementationsteam driftsättning, teknisk onboarding och intern utbildning.
Vi ansvarar också för kommunikation till hyresgäster och besökare, inklusive skyltning, digitala instruktioner och kundflöden – så att användarupplevelsen blir tydlig, smidig och konsekvent.

Med egen teknik, dedikerad kundservice, fältorganisation och tydliga ansvarsroller kan Parkando leverera helhetslösningar som är strategiska, operativa och alltid nära kunden.
Det gör oss till en pålitlig och utvecklingsdriven partner till Atrium Ljungberg – med fokus på långsiktighet, innovation och hög kundnöjdhet.

Parkando arbetar med ett integrerat, digitalt ledningssystem framtaget av 3HF Response, som omfattar kvalitet, miljö, arbetsmiljö och socialt ansvar. Systemet bygger på principer och frågeställningar från ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö) och ISO 26000 (socialt ansvar) och är en central del av hur vi planerar, genomför, följer upp och förbättrar hela vår verksamhet

Struktur och ansvar

Ledningssystemet är implementerat i alla delar av organisationen och används aktivt av både ledning och medarbetare:

• VD har det övergripande ansvaret för systemets efterlevnad och utveckling.
• Kvalitets- och miljöchef ansvarar för uppföljning, dokumentation och internrevisioner.
• Driftorganisationen arbetar dagligen med de rutiner, mallar och checklistor som systemet innehåller.

Systemet säkerställer att alla processer – från kundkontakt till drift, underhåll och uppföljning – följer tydliga rutiner, dokumenteras digitalt och kan spåras i realtid.

Processer och verktyg

Vårt ledningssystem omfattar:

• Standardiserade arbetsrutiner (SOPs) för drift, kundservice, underhåll, miljö och arbetsmiljö.
• Digital dokumenthantering via 3HF Response, där inspektionsrapporter, kundklagomål och säkerhetsrutiner lagras och följs upp.
• Mätning och analys av kundnöjdhet, driftstider, miljönyckeltal och förbättringsförslag.
• Kontinuerlig utbildning av medarbetare för att säkra kompetens, säkerhet och kundfokus.

Våra kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörutiner är helt integrerade i ett och samma system, vilket gör att förbättringsarbete, utbildning och uppföljning sker samordnat och effektivt i hela organisationen.

Datadriven förbättring och lärande kultur

Vi använder data och analys från våra system för att identifiera trender, risker och förbättringsmöjligheter.
Förbättringsarbetet drivs tillsammans med våra team – vi tror på att en lärande och delaktig kultur ger de bästa resultaten.
Alla medarbetare uppmuntras att bidra med förbättringsförslag och ansvarstagande i vardagen, vilket stärker både kvalitet och engagemang.

På Parkando arbetar vi systematiskt och digitalt med egenkontroller, kvalitetsuppföljning och avvikelsehantering inom ramen för vårt integrerade ledningssystem (3HF Response), som bygger på ISO 9001, 14001 och 26000.

Vi genomför regelbundna egenkontroller av drift, säkerhet, tillgänglighet och kundupplevelse enligt dokumenterade rutiner (SOPs). Alla resultat registreras digitalt och eventuella brister skapar automatiskt avvikelserapporter i systemet. Dessa tilldelas ansvarig ledare, följs upp och stängs först när åtgärd är verifierad – vilket ger full spårbarhet.

Vår support följer upp samtliga inkommande samtal enligt NPS-modellen. Om en kund ger låg feedback eller om en tydlig avvikelse identifieras, skapas automatiskt ett ärende som hanteras och följs upp i vårt system. På så sätt säkerställs snabb återkoppling till kunden och ett lärande i organisationen.

Kvaliteten följs löpande upp via kundnöjdhet, driftstatistik, miljö- och säkerhetsinspektioner samt interna revisioner. Vi analyserar avvikelser och trender i förbättringsmöten för att identifiera grundorsaker och justera rutiner, utbildning eller teknik där det behövs.

Genom digital spårbarhet, tydligt ansvar och en lärande kultur säkerställer vi hög kvalitet, snabba åtgärder och ständiga förbättringar – i linje med Atrium Ljungbergs krav på pålitliga och långsiktiga partnerskap.

Vi är övertygade om att en hållbar verksamhet börjar med trygga och engagerade medarbetare.
Vår arbetsmiljöledning är en integrerad del av vårt ledningssystem och bygger på förebyggande arbete, kontinuerlig dialog och medarbetarinflytande.

Vi arbetar systematiskt för att säkerställa en säker, inkluderande och utvecklande arbetsplats, med tydligt ansvar från ledning till medarbetare.

• VD har det övergripande ansvaret för arbetsmiljöfrågor.
• Kvalitets- och miljöchef följer upp rutiner, utbildning och säkerhetsarbete.
• Alla medarbetare är delaktiga i förbättringsarbetet genom feedback och skyddsronder.

Våra fokusområden:

• Regelbunden utbildning i arbetsmiljö, säkerhet och kundbemötande.
• Förebyggande riskhantering genom tydliga rutiner, incidentrapportering och uppföljning.
• En kultur där välmående och balans är centralt – vi tror på att människor som trivs gör ett bättre jobb.
• Aktivt arbete för jämställdhet, mångfald och psykosocial hälsa.

Vi följer upp vårt arbetsmiljöarbete genom årliga medarbetarundersökningar, interna revisioner och löpande samtal med teamen.

På Parkando är miljöarbetet integrerat i hela vår verksamhet och en naturlig del av vårt ledningssystem. Vi arbetar enligt principerna i ISO 14001, där syftet är att kontinuerligt minska vår miljöpåverkan, optimera resursanvändningen och bidra till hållbar mobilitet.

Vi har en tydlig miljöpolicy som genomsyrar allt från planering till drift, med mål att minimera utsläpp, energieffektivisera våra parkeringsanläggningar och öka användningen av förnybara energikällor.
Vårt miljöledningssystem omfattar dokumenterade rutiner för avfallshantering, energieffektivisering, utbildning av personal, och kravställning mot underleverantörer

Praktiska exempel:

• Alla fordon i vår verksamhet är eldrivna.
• Vi minimerar onödiga transporter genom digitalisering, fjärrstyrning och datadriven drift.
• Våra kunder erbjuds 100 % digitala flöden för köp, avtal och avisering – vilket reducerar pappersförbrukning och logistik.

Uppföljning sker löpande genom miljöinspektioner, nyckeltal och medarbetarfeedback, och vi driver varje år förbättringsprojekt för att minska vår klimatpåverkan. Vi kommunicerar våra resultat internt via möten och intranät, och externt via kunddialog.

→ Resultatet är ett strukturerat, mätbart och levande miljöarbete som bidrar till Atrium Ljungbergs mål om långsiktigt hållbara stadsmiljöer.

Information och data är bland våra mest värdefulla tillgångar. För Parkando handlar informationssäkerhet om att skydda både vår egen och våra kunders information – mot oavsiktlig förlust, obehörig åtkomst och bedrägerier – samtidigt som rätt personer alltid har tillgång till rätt information i rätt tid.

Vårt arbete utgår från principerna Sekretess, Riktighet och Tillgänglighet. All information klassificeras enligt nivåerna Öppen, Intern och Konfidentiell, vilket avgör skyddsnivå och åtkomstkrav.
Vi följer etablerade standarder och riktlinjer enligt ISO/IEC 27001 och 27002, samt gällande GDPR och branschpraxis för informationssäkerhet

Styrning, utbildning och riskhantering

Alla medarbetare genomgår utbildning i informationssäkerhet och dataskydd. Det skapar en medveten säkerhetskultur och minskar risken för både mänskliga fel och bedrägeriförsök. Vi genomför riskanalyser av våra affärskritiska processer och IT-system, där risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens. Analysen ligger till grund för tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.

Riskhanteringen omfattar såväl interna system som leverantörers och partners lösningar. Vi genomför löpande granskningar och säkerställer att samtliga externa system vi använder följer aktuella säkerhetskrav och certifieringar.

Tekniska och organisatoriska skydd

Våra system är byggda med flerlagerprincip (Defense in Depth).

• Åtkomststyrning sker med rollbaserade behörigheter, separerade miljöer (test/produktion) och multifaktorautentisering (MFA) för alla användare med hög behörighet.
• Datakommunikation är alltid krypterad med etablerade säkerhetsprotokoll (TLS 1.2+).
• System och nätverk skyddas med brandväggar, IDS/IPS och kontinuerlig sårbarhetsscanning.
• Regelbunden patchning och penetrationstester utförs för att säkerställa att inga kända svagheter kvarstår.

Alla förändringar i systemmiljön följer dokumenterade processer för ändringshantering och godkännande innan driftsättning

Incident- och bedrägeriskydd

Vi har etablerade rutiner för att snabbt upptäcka, rapportera och hantera informationssäkerhetsincidenter.
Samtliga incidenter dokumenteras, utreds och analyseras – med syfte att identifiera rotorsak och förhindra upprepning. Vid misstänkta bedrägeriförsök aktiveras omedelbart särskilda rutiner med tillgångsstopp, logggranskning och notifiering till berörda parter

Kvalitetsuppföljning och kontroll

För att säkerställa löpande efterlevnad kontrollerar vi regelbundet både egna och externa system.
Vi genomför interna revisioner, tredjepartsgranskningar och dokumenterade behörighetskontroller minst årligen. Vår support följer dessutom upp samtliga inkommande samtal via NPS-modellen. Om ett ärende indikerar en avvikelse, skapas automatiskt ett ärende i vårt system för utredning och uppföljning av ansvarig ledare. 

På Parkando är hållbarhet en naturlig del av vår kultur och vårt sätt att arbeta.
Vi bygger en organisation som präglas av ansvar, omtanke och innovation – där medarbetare trivs, utvecklas och känner stolthet över att bidra till något meningsfullt. Vi är övertygade om att nöjda och engagerade medarbetare leder till bättre service, högre kvalitet och starkare kundrelationer.

Människor i fokus

Vi tror på att hållbarhet börjar med människor.
Våra medarbetare är vår största tillgång – därför satsar vi på delaktighet, utveckling och balans mellan arbete och privatliv. Vi uppmuntrar initiativ, lärande och gemensamt ansvar, och vi arbetar aktivt för jämställdhet, mångfald och trygg arbetsmiljö. När våra team mår bra levererar de också bättre upplevelser till våra kunder – varje dag.

Miljö och ansvar

Vi minskar vår klimatpåverkan genom digitalisering och smart resursanvändning.
Vi väljer samarbetspartners som delar våra hållbarhetsmål och ställer tydliga krav på miljöarbete, etik och socialt ansvar. Genom löpande förbättringar effektiviserar vi vår drift, minskar utsläpp och stärker både vår och kundernas hållbarhetsprestanda.

Styrning och långsiktighet

Vi följer en uppförandekod som omfattar alla delar av verksamheten – från ledning till leverantörer. Våra rutiner för etik, integritet och transparens säkerställer att vi agerar ansvarsfullt och förtroendeingivande i alla relationer.
Vi tror på samarbete, lärande och långsiktighet – och på att en hållbar organisation bygger på människor som vill och får göra skillnad.

Genom att satsa på våra medarbetare, ta ansvar för miljön och arbeta långsiktigt bygger vi en hållbar organisation – och levererar samtidigt hållbara resultat till våra kunder.

På Parkando hanterar vi våra kunders medel med största möjliga noggrannhet och transparens. Vi är fullt medvetna om att förtroendet för vår ekonomiska hantering är avgörande, och vi har därför byggt upp strukturer och rutiner som säkerställer kontroll, spårbarhet och granskningsbarhet i varje led.

Separata konton och tydlig ansvarsfördelning

Varje fastighetsägare har alltid ett separat bankkonto för inbetalningar. Det innebär att kunders medel aldrig blandas – varken med andra kunders pengar eller med Parkandos egna medel. Detta skapar full transparens och säkerställer att alla flöden enkelt kan granskas och revideras.

Noggrann avstämning och rapportering

Vi genomför månatliga avstämningar där samtliga betalningsflöden stäms av mot aviserade belopp, inbetalningar och eventuella utestående poster. Resultatet delas i form av detaljerade underlag till självfakturor och finns tillgängligt digitalt i vår kundportal Parkando DataPark.

Där kan Atrium Ljungberg bland annat följa:

• inbetalningar per kund eller anläggning,
• aktuella utestående belopp,
• historik över transaktioner och rapporter.

All data är spårbar, granskningsbar och revisionsklar, vilket möjliggör full insyn utan manuell hantering.

Intern kontroll och systemstöd

Alla ekonomiflöden hanteras i våra integrerade system, med inbyggda behörighetsnivåer och kontrollpunkter.
Utbetalningar kan endast godkännas av behörig personal enligt fastställda rutiner. Vi följer gällande lagstiftning och redovisningspraxis, och uppdaterar löpande våra interna rutiner för att möta nya krav.

Flexibilitet och kundanpassning

Vårt utvecklingsteam kan vid behov anpassa rapporter, vyer och redovisningsrutiner för att möta kundspecifika behov av insyn, rapportering eller kontroll.
Vi ser det som självklart att våra system och processer utvecklas tillsammans med våra kunder.

För oss på Parkando handlar framgång inte bara om siffror – utan om balans mellan ekonomi, användarupplevelse och långsiktigt värde för fastigheten och dess hyresgäster. Vi arbetar därför med behovsanpassade målsättningar och gemensamma nyckeltal, framtagna i dialog med våra kunder för varje fastighet, projekt eller initiativ.

Gemensamma och behovsanpassade mål

Varje fastighet har olika förutsättningar och prioriteringar. Om en fastighet till exempel har hög vakansgrad i lokaler kan det vara mer värdefullt att behålla parkeringskapacitet för kommande hyresgäster än att maximera beläggningen kortsiktigt. Vi fokuserar därför på intäktsoptimering – att hitta den nivå som är mest hållbar och strategiskt rätt för situationen – snarare än intäktsmaximering.

Målen sätts gemensamt med uppdragsgivaren och kan justeras över tid baserat på förändrade behov eller marknadsvillkor.

Exempel på nyckeltal (KPI:er)

Vi följer upp ett antal centrala nyckeltal, där de viktigaste ofta är:

• Beläggningsgrad
• Intäkt per plats / per anläggning
• Kundnöjdhet
• Tillgänglighet / teknisk driftstid
• Oanvända platser (kapacitetseffektivitet)

Kundnöjdhet och kvalitativ uppföljning

Vi mäter kundnöjdhet på flera nivåer:

• Slutanvändare: via NPS, enkäter och löpande supportuppföljning.
• Fastighetsägare: genom regelbundna avstämningar med fastighetschefer, teknisk förvaltning, ekonomiavdelning och andra nyckelfunktioner.

Det ger en helhetsbild av hur våra lösningar upplevs – både operativt och strategiskt.

Parkando DataPark

För kontinuerlig uppföljning erbjuder vi Parkando DataPark – en digital plattform där fastighetsägaren, i ett inloggat läge, kan följa beläggning, intäkter, trender och utveckling över tid. DataPark möjliggör gemensam analys och beslutsstöd, vilket gör att vi tillsammans med Atrium Ljungberg kan styra, justera och optimera varje anläggning utifrån faktiska behov och mål.

Vi förespråkar i första hand ett förvaltnings- eller serviceavtal som avtalsform mellan Parkando och Atrium Ljungberg. Denna modell innebär att Atrium Ljungberg kvarstår som avtalspart gentemot parkeringshyresgästerna, medan Parkando agerar ombud och strategisk driftspartner med fullmakt att förvalta och administrera avtalen.

Fördelar med förvaltningsavtal

Ett förvaltningsavtal ger Atrium Ljungberg:

• Större flexibilitet och rådighet över såväl parkeringsytor som prissättning, tilldelning och affärsstrategi.
• Tydligare ansvarsfördelning där fastighetsägaren behåller ägandet och intäkterna, medan Parkando ansvarar för förvaltning, drift, kundhantering och rapportering.
• Enklare hantering vid fastighetsförsäljning eller omstrukturering, eftersom parkeringsintäkterna och kundrelationerna fortsatt ligger hos fastigheten.

Parkando hanterar all avisering och kundadministration, och Atrium Ljungberg kan löpande följa beläggning, intäkter, inbetalningar, utestående poster, moms och vårt arvode – helt transparent.

Alternativ modell – hyresavtal

Vid behov kan vi även tillämpa ett hyres- eller upplåtelseavtal, där Parkando hyr parkeringsanläggningen av Atrium Ljungberg och i sin tur tecknar hyresavtal med parkörer.
Detta kan vara lämpligt för särskilda anläggningar där Atrium Ljungberg vill överlåta det fulla ekonomiska ansvaret till operatören, eller där marknaden kräver en tydligt kommersiell modell.
I denna form sker redovisning och momsrapportering hos Parkando, men full transparens och redovisning tillhandahålls även här via DataPark.

Vårt förslag

Vi rekommenderar att samarbetet primärt utgår från ett förvaltnings-/serviceavtal med möjlighet att tillämpa hyresmodell där det är strategiskt eller praktiskt motiverat.
Det skapar en balans mellan kontroll, flexibilitet och affärsnytta – och möjliggör att Atrium Ljungberg kan fortsätta äga kundrelationen och varumärket, medan Parkando säkerställer drift, utveckling och värdeskapande.

Vi föreslår även att kommunikationen till slutanvändare sker med båda våra varumärken som avsändare, men med tydlig betoning på att det är ett Atrium Ljungberg-hus man arbetar eller bor i.

För oss på Parkando är samarbetet med kundens andra leverantörer en central del av uppdraget. Vi ser det som vårt ansvar att bidra till en helhetsupplevelse för slutanvändaren och att alla delar i parkerings- och mobilitetskedjan fungerar sömlöst tillsammans.

Vi har en lång erfarenhet av att samarbeta med externa aktörer inom exempelvis laddinfrastruktur, parkeringsövervakning, fastighetsdrift och besöksparkering. Vår roll är att säkerställa att systemen, flödena och kommunikationen mellan dessa aktörer fungerar smidigt – både tekniskt och praktiskt.

Teknisk samverkan och integrationer

Vi är tekniskt integrationsintresserade och arbetar aktivt med öppna API:er för att möjliggöra effektiva samarbeten med tredjepartsleverantörer. Det gäller särskilt tjänster kopplade till elbilsladdning, parkeringsövervakning, betalningssystem och besöksparkering, där vi ofta integrerar dataflöden för att skapa gemensamma användargränssnitt och rapporteringsstrukturer.

Vårt mål är att kundens ekosystem ska upplevas som en sammanhängande lösning – oavsett antal aktörer.

Löpande dialog och gemensam utveckling

Vi för en kontinuerlig dialog med kundens övriga leverantörer för att säkerställa kvalitet, funktion och användarupplevelse. Det handlar inte bara om drift och support, utan även om att gemensamt utvärdera samarbeten, utbyta data och förbättra gränssnitt och rutiner. Vid behov hjälper vi Atrium Ljungberg att ta fram förslag till förtydliganden i den fysiska miljön – exempelvis skyltning och kundflöden – så att hela parkeringslösningen blir tydlig och lätt att använda.

Partnerskap och transparens

Vi ser oss som en samverkande partner snarare än en isolerad leverantör.
Det innebär att vi aktivt deltar i gemensamma möten, driftforum och uppföljningar, och att vi bidrar med våra insikter från data och kundfeedback för att stärka Atrium Ljungbergs helhetserbjudande.